Par souhait ou par obligation, une entreprise est vouée à changer – maintes fois – de locaux au cours de sa vie. En effet, diverses raisons peuvent être à l’origine de ce changement de bureaux : croissance interne, nouvelles méthodes de travail, meilleure accessibilité des locaux, etc. Cependant, le transfert d’une activité professionnelle sur un nouveau site requiert une bonne dose d’organisation et de rigueur. Alors, comment réussir son déménagement de bureaux au cœur de Montpellier ?
Artisan déménageur depuis 40 ans sur l’axe Montpellier – Nîmes, ABD Déménagement vous livre – par le biais de cet article – une série de conseils pour réussir un déménagement de bureaux tout en évitant les pièges liés à cette opération.
Transférer ses bureaux d’entreprise, une décision mûrement réfléchie
Au même titre qu’un particulier, une société (ou association) déménage bien souvent par nécessité. Plusieurs raisons justifient ainsi cette décision comme par exemple :
- L’entreprise est en plein développement, elle a alors besoin d’investir des bureaux plus spacieux,
- L’adoption de nouvelles méthodes de travail pousse cette dernière à optimiser l’espace de travail alloué,
- L’accès aux bureaux s’avère difficile pour certains collaborateurs,
- Le loyer du local professionnel s’apprête à connaître une révision à la hausse,
- Etc.
Ces différents besoins impliquent inéluctablement des questions matérielles et organisationnelles. Premièrement, vous devez vous interroger sur le moment opportun pour réaliser les cartons, la méthode d’acheminement du matériel (cartons, mobilier, équipements informatiques, archives, etc.) ainsi que les travaux d’aménagement à prévoir.
Sur le plan organisationnel, il convient ensuite de communiquer ce changement prochain auprès de l’ensemble de vos collaborateurs. En détail, vous êtes invité à leur notifier cette information par la signature d’un avenant au contrat de travail. Également, vous devez vous assurer de pouvoir garantir un « service minimum » durant cette transition : gestion des commandes, traitement des affaires courantes, prise des appels téléphoniques, etc.
Rechercher de nouveaux bureaux, une étape préalable capitale
En amont du processus de préparation, vous vous lancerez à la recherche de nouveaux locaux pour votre activité professionnelle. Dans l’optique de réussir cette phase de recherche, il est impératif pour vous de bien cadrer cette mission avec les trois conseils suivants.
Définition des besoins
Dans ce projet de déménagement de bureaux sur Montpellier, la recherche de vos nouveaux locaux débute systématiquement par la caractérisation des paramètres suivants :
- Superficie souhaitée,
- Accessibilité,
- Agencement,
- Secteur géographique,
- Loyer / prix de vente,
- Charges,
- Etc.
Étude des biens disponibles sur le marché
Fortement appréciée des particuliers et des entreprises, la ville de Montpellier voit son immobilier s’envoler à une vitesse fulgurante. Les locaux disponibles sur la région sont rapidement prisés. Il est alors préférable de solliciter les services d’un agent immobilier spécialisé pour sélectionner les offres et trouver l’opportunité à saisir par votre entreprise. Même avec cette aide, la recherche de nouveaux bureaux peut prendre du temps.
Résiliation du bail actuel
Réservation des locaux effectuée, vous pouvez désormais procéder à la signature du nouveau contrat de bail. Cet instant marque le début des démarches liées au transfert de votre activité :
- Choix de la date de déménagement,
- Réalisation du bail actuel, en veillant à respecter le préavis de départ (délai maximal de 6 mois) et à remplir les conditions d’un bail triennal,
- Transfert administratif,
- Publication d’une annonce légale pour le transfert du siège social de votre société,
- Etc.
Afin d’éviter de vous retrouver dans une situation préjudiciable, notre équipe vous recommande de vous fier à l’expression suivante : « ne pas mettre la charrue avant les bœufs ». C’est-à-dire entreprendre le déménagement de votre entreprise uniquement après la signature du bail des nouveaux bureaux. Faute de quoi, vous pourriez être obligé de déplacer votre activité sans avoir trouver un nouveau local professionnel.
Préparer le déménagement, l’ultime étape avant le transfert d’activité
Démarrant à trois mois (ou plus) avant le jour du déménagement, la phase de préparation est essentielle pour mener à bien ce projet avec réussite et sérénité.
Désigner un responsable du déménagement
Si vous manquez de temps, vous avez la possibilité de nommer un « responsable déménagement » en interne. Véritable relai entre les prestataires, les collaborateurs et vous-même, il s’assurera du bon déroulement de chacune des étapes du déménagement – à savoir des préparatifs jusqu’à l’emménagement final.
Qualifié de chef de projet, ce collaborateur saura :
- Inventorier les éléments à transférer,
- Anticiper les problèmes,
- Trouver des solutions pertinentes et efficientes,
- Communiquer efficacement avec l’ensemble des interlocuteurs,
- Rassurer et répondre aux interrogations des salariés,
- Etc.
Établir un rétro planning
Avec l’aide de votre « responsable déménagement », vous êtes à même d’élaborer un calendrier. Ce dernier regroupera les différentes étapes à effectuer et vous permettra de vous organiser au mieux afin que tout soit prêt le jour J. Un chef d’entreprise ne laisse pas de place au hasard, faites-en de même pour le déménagement !
Par ailleurs, notre équipe de déménageurs vous suggère de prévoir une marge de sécurité en cas d’imprévu ou de retard sur le planning. Selon l’ampleur du travail à réaliser, vous pouvez bloquer un créneau supplémentaire de 7 à 10 jours ouvrés.
Confier le déménagement à un prestataire spécialisé
Partie intégrante des préparatifs, le choix d’une société de déménagement s’avère primordial. Peu importe son domaine d’activité ou sa taille, une entreprise a toujours beaucoup de fournitures, de meubles ou d’équipements à déplacer.
De plus, préférer les services d’un professionnel facilite aussi grandement l’organisation de cet évènement. Fort d’une solide expertise métier, ce dernier vous prodiguera de précieux conseils (avec une check list détaillée) et vous apportera tout son savoir-faire et ses compétences. De cette façon, vous êtes certain de ne rien oublier, mais également d’établir des priorités au niveau des tâches à réaliser.
Commander du matériel pour les nouveaux bureaux
Étape complémentaire, l’achat anticipé de nouveaux équipements pour les futurs bureaux est conseillé : objets de décoration, mobilier adapté, remplacement de matériel vieillissant, etc. Tous ces éléments vous permettront d’accueillir vos collaborateurs dans d’excellentes conditions.
Transférer assurances, banques et autres fournisseurs
Enfin, des démarches administratives sont à effectuer de votre côté. Plus précisément, il s’agit d’informer divers organismes publics et privés de ce changement d’adresse comme :
- Compagnie d’assurance,
- Cabinets comptable et RH,
- Banque,
- Fournisseurs d’eau, d’électricité et/ou de gaz,
- Fournisseurs d’accès à Internet,
- Service des impôts,
- La Poste,
- L’URSSAF,
- Pôle emploi,
- Médecine du travail,
- Et autres prestataires avec qui vous êtes régulièrement en contact.
Communiquer à propos du déménagement, une opération essentielle
À quelques jours du déménagement, vous et vos collaborateurs êtes invités à informer clients, partenaires et fournisseurs des nouvelles coordonnées de l’entreprise. Cette tâche peut passer par la publication d’un message sur les réseaux sociaux, l’envoi d’une newsletter ou courrier postal, mais également au cours d’un rendez-vous ou d’un échange téléphonique.
Emménagement réussi, une inauguration des nouveaux locaux serait d’ailleurs la bienvenue de façon à :
- Remercier vos salariés pour leur implication dans le déménagement,
- Témoigner une affection particulière à vos clients, partenaires et fournisseurs pour leur fidélité,
- Et fêter cette nouvelle page dans la vie de l’entreprise.
Matérialisez votre projet de transfert de bureaux sur les régions de Montpellier et Nîmes en comptant sur l’expertise des équipes ABD Déménagement. Pour cela, exprimez vos besoins en nous contactant – dès à présent – par téléphone, au 04 67 71 85 25 ou par l’intermédiaire du formulaire de contact en ligne.
