Tout comme celle d’un particulier, la vie d’une société est rythmée de déménagements et les raisons sont multiples et variées. Votre entreprise est en pleine croissance ? Votre local actuel est trop petit, le manque de place se fait ressentir ? Vous envisagez donc un déménagement dans les prochains mois ? Nous allons vous aider à préparer au mieux ce transfert d’activité, aussi bien pour vos biens (mobilier et archives) que pour vos employés.
Préparation et organisation
Réaliser un déménagement d’une activité demande rigueur, organisation et précision. Il ne s’agit pas simplement de déplacer des meubles et des archives d’un local à un autre, il est nécessaire que vos employés vivent bien ce moment.
Après vous avoir aidé à organiser votre déménagement personnel (calendrier et check list à retrouver ici et là), nous vous dressons en 15 points une feuille de route pour vous organiser dans ce déménagement.
Tout commence – au minimum – 6 mois avant le déménagement de votre société pour une entreprise de taille moyenne, 100 à 500 employés. Une entreprise de 1 000 salariés ou plus organisera son déménagement sur une période de 18 mois tandis qu’une activité libérale composée d’un personnel réduit (3 à 5 employés) ne demandera que 3 mois de préparation.
J-180 du déménagement (6 mois)
- Le processus de déménagement se mettra en place à l’instant même où vous poserez une option sur le nouveau local.
- Dès que vous aurez trouvé votre nouveau siège d’entreprise, vous devrez alors fixer une date de déménagement et par la même occasion poser un préavis pour le local actuel.
J-90 du déménagement (3 mois)
- Il est indispensable de communiquer avec ses salariés, son comité d’entreprise et son CHSCT (comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail) s’il en existe un. Prendre leurs avis en compte et les informer régulièrement de l’avancée du déménagement leur permet ainsi de se sentir concerné et considéré par leurs responsables.
- Ensuite, il convient de choisir son prestataire de déménagement. Après avoir obtenu des devis auprès de différentes sociétés, il est essentiel de faire le bon choix en fonction de ses besoins et non uniquement de son budget. ABD Déménagement est spécialisé dans le transfert d’activité auprès des professions libérales (expert-comptable, agents immobiliers, juristes et médecins notamment).
- Selon la taille de votre entreprise, nous vous suggérons de nommer un ou plusieurs responsables du déménagement à venir (un responsable général ou un par services).
- Maintenant que vous disposez d’une nouvelle adresse, le futur bâtiment nécessite probablement des travaux pour votre emménagement. Il vous faudra suivre ses travaux régulièrement et de près afin qu’ils soient terminés à temps.
J-30 du déménagement (1 mois)
- Dernière ligne droite dans ce changement d’adresse, vos employés débuteront le tri et l’archivage des dossiers de vos fournisseurs, de vos clients et ceux du personnel.
- S’en suit la phase de préparation des premiers cartons, n’oubliez pas qu’ABD Déménagement vous fournit le matériel adéquat. Il vous suffit de nous en faire la demande au moment de la signature du contrat, notre équipe viendra vous les déposer. En parallèle, nous vous conseillons de réaliser un plan de disposition des cartons dans le nouveau local pour plus de facilités le jour J. Ainsi, notre équipe n’aura plus qu’à disposer les cartons à l’endroit indiqué le jour J.
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Le dernier mois marque le début des démarches administratives : changement d’adresse auprès des différents organismes publics, de vos clients et fournisseurs. Ce même mois, vous devrez réaliser un audit du parc informatique avec votre responsable informatique et effectuer le transfert de votre ligne Internet.
- Enfin dernière tâche à J-30, vous listerez et ferez appel à un ou plusieurs artisans pour procéder aux travaux de rénovation du bâtiment actuel.
J-1 du déménagement (la veille)
- Un dernier tour dans vos locaux et une inspection des derniers préparatifs s’imposent avant le grand jour.
- Autre tâche ce même jour, vos employés attendent vos consignes pour les heures à venir : aider éventuellement l’entreprise de déménagement, laisser leur poste actuel et prendre possession du nouveau.
Jour J du déménagement
- Le déménagement par notre équipe est alors en cours de réalisation. Pour ne pas perturber votre activité, nous pouvons réaliser votre déménagement d’entreprise durant le week-end ou bien pendant les vacances scolaires (période favorable en raison d’un effectif réduit). Grâce à votre plan de disposition des cartons (point 8 de notre check list), notre équipe n’ont eu qu’à déposer les cartons à l’endroit préalablement défini par vous ou par le (les) responsable(s) du déménagement nommé(s). Vos employés retrouveront leurs biens propres près de leur futur poste et dans un fouillis de cartons accumulés dans une pièce.
- Notre équipe a entièrement vidé votre ancien local, vous pouvez procéder au nettoyage de ce dernier. De par son réseau professionnel, l’équipe ABD peut vous mettre en contact avec des spécialistes du nettoyage.
J+10 après le déménagement
- Dernières démarches administratives : votre équipe a bien pris possession de ses nouveaux bureaux et commence à avoir ses marques. Pour terminer, n’omettez pas d’effectuer les derniers changements d’adresses.
Nous espérons que ce calendrier en 15 points vous permettra d’appréhender cet événement sereinement sans engendrer de stress. Imprimez ce dernier, il sera votre outil le plus précieux durant les 3 à 6 mois à venir !