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Transfert de bureaux : comment bien anticiper ce déménagement ?

L’heure du déménagement pour votre entreprise a sonné ! Effectivement, l’expansion de votre activité vous pousse à transférer vos bureaux et équipements techniques dans un tout nouveau local professionnel. D’autres motifs sont également valables pour déménager : charges trop importantes, emplacement inadapté, lancement d’une activité annexe, etc. De l’annonce du changement aux salariés jusqu’à l’installation finale dans votre nouvel espace de travail, de nombreux challenges vous attendent. Alors, comment préparer au mieux un transfert d’activité ? Comment un professionnel du déménagement peut vous apporter son aide ?

Fort d’une solide expertise métier, ABD Déménagement vous épaule afin de mener à bien ce transfert de bureaux grâce à une série de conseils.

Procéder à un audit complet

Un déménagement d’entreprise ne laisse aucune place à l’improvisation. Par conséquent, vous devez impérativement préparer chaque étape minutieusement. Votre transfert de bureaux commence forcément par la réalisation d’un audit de vos besoins, du nouveau (ou futur) local professionnel, mais également par un inventaire des éléments à déménager.

L’audit des besoins

Premièrement, vous devez formuler vos attentes et impératifs pour ce projet de déménagement d’entreprise. Ainsi, il est important de préciser :

  • La superficie souhaitée de vos nouveaux locaux professionnels,
  • L’emplacement ou secteur géographique recherché,
  • La date d’emménagement prévue,
  • Les possibilités d’extension des locaux (mezzanine, agrandissement, etc.),
  • Etc.

Tous ces détails faciliteront la recherche de vos futurs bureaux, notamment si vous sollicitez les services d’un agent immobilier.

L’audit du nouveau local

Également, la réalisation d’un audit avancé vous permettra d’annoter les éventuels travaux à entreprendre pour une installation réussie. À titre d’exemple, il peut s’agir d’aménagements spécifiques, de réfection des lieux ou encore d’un rafraîchissement décoratif de l’espace de travail (peinture, nouveau revêtement de sol, etc.). De ce fait, vous serez en mesure de faire appel à des artisans compétents et de corps de métier différents : décorateur d’intérieur, plombier, électricien, climaticien, plaquiste, carreleur, peintre, etc.

L’inventaire des éléments à transporter

Par la suite, vous devrez inventorier tous les biens devant être transportés par la société de déménagement. La nature de ces éléments peut être diverse comme, par exemple :

  • Du mobilier de bureau,
  • Des documents administratifs, comptables et archives,
  • Du matériel informatique,
  • Des machines spécifiques à votre secteur d’activité,
  • Etc.

Lors du contact avec les prestataires de déménagement, vous êtes invité à leur communiquer cette liste d’éléments devant être pris par leurs équipes. En détail, cette dernière leur permettra non seulement d’établir une proposition commerciale parfaitement dimensionnée à vos besoins, mais également d’estimer la charge de travail à effectuer et de constituer une équipe de déménagement adéquate (respect des délais, manutention, emballage, qualité de prestation, etc.).

Ces trois étapes vous donneront l’opportunité d’avancer sereinement dans ce projet de déménagement d’entreprise, mais également de minimiser les temps d’arrêt de vos activités et de vos collaborateurs.

Impliquer le personnel de l’entreprise

La réussite d’un transfert de bureaux implique nécessairement une communication optimale avec les collaborateurs de l’entreprise. Il est important d’échanger avec eux tout au long du projet de déménagement, y compris en amont. Cette démarche vous conférera les privilèges suivants :

  • Recueil des besoins de chaque service,
  • Prise en compte des avis des différents collaborateurs,
  • Information continue à chaque étape du déménagement par e-mail, SMS ou à l’aide du tableau d’affichage interne.

En agissant ainsi, vos collaborateurs et équipiers se sentiront considérés par l’entreprise et seront davantage enclins à s’impliquer naturellement dans ce processus. Au même titre que le développement de l’activité, ils vous seront – au quotidien – d’une aide formidable durant cette transition.

Sélectionner la société de déménagement adéquate

Dernière étape du projet, vous devez faire appel à une équipe de déménageurs professionnels bénéficiant d’un excellent savoir-faire et d’une solide expérience. Outre ces deux qualificatifs, le choix d’une société de déménagement se portera également sur les services proposés, son sérieux au travers des avis, témoignages et recommandations ainsi que sur les possibilités de mise en garde-meuble.

Les services du déménageur d’entreprise

Tout d’abord, une société de déménagement dispose d’une large palette de services en vue de répondre pleinement à la demande de ses clients. Plus précisément, elle adapte ses services aux besoins des décideurs d’entreprises, aux spécificités du secteur d’activité ainsi qu’à l’organisation de l’établissement.

Chez ABD Déménagement, à Lunel et Nîmes, nous proposons un service complet d’emballage, de protection et de manutention de l’intégralité des biens de votre entreprise. Cela se traduit par les actions suivantes :

  • Transfert des stocks de marchandises d’une boutique / point de vente physique,
  • Démontage et remontage d’éléments de bureau imposants,
  • Protection du mobilier de bureau et du matériel informatique,
  • Manutention et transport de bibliothèques, dossiers et archives,
  • Déplacement de charges lourdes (coffre-fort, imprimantes, etc.),
  • Etc.

Des services additionnels viennent également étoffer cette gamme de prestations de déménagement d’entreprise à savoir :

  • Déménagement de matériels d’analyse médicale comme ceux utilisés en laboratoires,
  • Transfert d’équipements industriels,
  • Etc.

Le professionnalisme de la société de déménagement

Ensuite, le choix du parfait déménageur professionnel se fait sur recommandations ou après consultation des avis et retours d’expériences d’autres clients. Ces derniers se trouvent à différents endroits sur Internet :

Assurément, le sérieux d’un professionnel du déménagement se fait sur sa qualité d’écoute et de conseil afin de prendre les bonnes décisions. Habitué à réaliser ce type de prestation, il sera à même de vous accompagner durant tout le processus de transfert de bureaux (rétroplanning, évaluation sur place des besoins, anticipation des contraintes, etc.). De plus, il sera de bon conseil pour optimiser ce déménagement d’entreprise.

D’autre part, il prendra en compte les contraintes liées à votre activité professionnelle. Autrement dit, il se devra d’être réactif et opérationnel afin de réduire au maximum l’impact du déménagement sur la productivité globale de l’entreprise.

Le stockage temporaire du mobilier et des archives

Dernièrement, s’il en a la possibilité, le déménageur d’entreprise peut vous proposer la mise en garde-meuble partielle ou totale des biens de l’entreprise pour une durée définie.

Il n’est pas rare qu’une entreprise ait recours à cette prestation. Effectivement, les clients ABD Déménagement optent pour notre service de mise en garde-meuble en raison d’un retard de livraison des locaux professionnels ou bien d’un ralentissement dans la réalisation des travaux d’aménagement. Vous pouvez aussi choisir cette solution de stockage pour vos archives ou votre mobilier à la suite d’un manque de place temporaire.

Préparez, dans les meilleures conditions, ce transfert de bureaux aux côtés des équipes ABD Déménagement. Nos déménageurs professionnels concrétisent le projet de déménagement de nombreuses entreprises installées sur l’axe Montpellier-Nîmes ainsi qu’aux abords de ces agglomérations. Retrouvez, par ailleurs, notre check-list pour organiser un transfert de bureaux en 15 points.

Formalisez votre projet de transfert de bureaux en contactant notre équipe, par téléphone, au 04 67 71 85 25. Vous avez aussi la possibilité de nous écrire par l’intermédiaire du formulaire de contact en ligne.

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